Mail Merge adalah fasilitas pada Microsoft word yang digunakan untuk membuat surat rangkap. Dengan adanya Mail Merge kita cukup membuat satu naskah saja yang dapat diisikan dengan banyak data. Contoh penggunaan mail merge adalah ketika membuat surat undangan.
Surat undangan biasanya ditujukan ke banyak orang. Dengan membuat mail merge kita tidak perlu mengetik naskah surat sebanyak tamu yang diundang, cukup buat satu naskah saja kemudian isikan data penerima surat menggunakan mail merge.
Bagaimana Cara Membuat Mail Merge?
Ketikkan terlebih dahulu naskah surat, dalam contoh ini saya Membuat Mail Merge untuk surat undangan sekolah. Kosongkan pada bagian Nama dan Alamat Penerima surat, karena bagian ini nanti akan diisi otomatis menggunakan Mail Merge.
Contoh Naskah Surat untuk membuat Mail Merge
Buka Microsoft Excel kemudian ketikkan data Nama dan Alamat. Isikan datanya sejumlah tamu yang ingin diundang lalu simpan dengan nama Data Undangan.
Pilih Tab Mailing – Select Recipients – Use Existing List. Pada bagian ini anda akan diminta memasukkan Data Undangan yang telah dibuat sebelumnya untuk dijadikan sebagai sumber data pada Naskah Undangan.
Cari file Data Undangan yang telah dibuat menggunakan Excel tadi, kemudian pilih Open untuk membuka sumber datanya lalu tekan OK.
Letakkan kursor di bawah tulisan "Kepada Yth". Berikutnya pilih Tab Mailings – Insert Merge Field. Klik Field Nama untuk meletakkan data nama tamu undangan. Kemudian pindahkan kursor di bawah tulisan "Di-" lalu pilih Field Alamat untuk meletakkan data alamat tamu undangan.
Sampai dengan tahap ini anda sudah berhasil Membuat Mail Merge. Kini tinggal menampilkan data yang telah dimasukkan. Tekan Preview Result untuk merubah tampilan <<Nama>> dan <<Alamat>> menjadi data nama dan alamat yang sebenarnya.
Gambar di atas adalah menu Preview Result untuk menampilkan data-data yang telah diisikan ke dalam Naskah Undangan. Berikut keterangan masing-masing menu tersebut :
- Merubah tampilan Nama Field menjadi data yang sebenarnya
- Menu Navigasi untuk menampilakan data-data tertentu, untuk mengetahui jumlah data dan berpindah dari satu record data ke record berikutnya.
- Mencari data record data tertentu
- Menggabungkan semua record data menjadi satu dokumen, sehingga lebih mudah dilakukan proses pencetakan
- Mecetak dokumen dengan memilih record tertentu
Demikian artikel tentang Cara Membuat Mail Merge pada Microsoft Word, selamat mencoba dan semoga bermanfaat.